Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, kiedy przed wydaniem produktu bądź wykonaniem usługi zbywca trzyma od kontrahenta część, a czasem całość należności. Jakie warunki powinny być spełnione?
Bardzo często zdarza się, iż płatnicy VAT przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi dostają od klientów część, a nieczęsto całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.
Według art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, prawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w wypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w zagadnieniu zwrotu podatku niektórym płatnikom.
Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż tydzień od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od klienta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej następnej zaliczki. Faktura taka musi spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Powinna jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę produktu (usługi), cenę netto, ilość zamówionych produktów, stawki podatku, wartość podatku oraz wartość brutto zamówienia czy umowy a również daty i numery poprzednich faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy czy zamówienia oraz wartość kwot pobranych poprzednio części należności brutto.
Jeżeli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu produktu bądź wykonaniu usługi należy wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, iż oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Faktura rozliczająca zamówienie powinna zawierać także numery faktur wystawionych przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Nierzadko też zdarza się, że faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru czy usługi, sprzedawca po wydaniu towaru czy wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.